Έγγραφα σε απόγνωση
Καθημερινά κατακλυζόμαστε από έγγραφα. Άλλα ηλεκτρονικά, άλλα σε έντυπη μορφή. Είτε είμαστε εταιρεία παραγωγής, είτε εμπορική, είτε υπηρεσιών, οτιδήποτε και να είμαστε παραλαμβάνουμε και εκδίδουμε μεγάλο πλήθος εγγράφων. Τιμολόγια προμηθευτών, φορτωτικές, συμβόλαια, πληρωμές, εισπράξεις, δικογραφίες κ.α. Όλη αυτή η καθημερινότητα εμπεριέχει ένα σημαντικό χρόνο αρχειοθέτησης, η οποία με την κλασική της μορφή εμπεριέχει σημαντική επικινδυνότητα.
Πόσο ασφαλή είναι τα έγγραφά μας από φυσικές καταστροφές ή ακόμα και από το χρόνο ο οποίος σε πολλές περιπτώσεις αφαιρεί την αναγνωσιμότητα τους. Εάν δε χρειαστεί σε μελλοντικό χρόνο να ανατρέξουμε στα έγγραφα αυτά, ακόμα και να τα βρούμε είναι μια δύσκολη και χρονοβόρα διαδικασία.
Ψηφιακός Μετασχηματισμός
Οι ψηφιακές τεχνολογίες έχουν προσδώσει μια σημαντική ευελιξία σε όλους τους τομείς. Το ίδιο συμβαίνει και με τη διαχείριση των εγγράφων μας. Πλήθος προγραμμάτων και συσκευών υπάρχουν στην αγορά προσφέροντας αρκετές και αξιόπιστες λύσεις. Αυτό όμως δεν σταματάει την εξέλιξη και την καινοτομία. Η σύγχρονη τάση θέλει όχι μόνο απλές αποσπασματικές λύσεις, επιβάλει ολοκληρωμένη αντιμετώπιση και διασύνδεση όλων των πληροφοριακών μας συστημάτων.
Η OnLine Data ακριβώς αυτό έκανε. Δημιούργησε μια ολοκληρωμένη ενοποιημένη πλατφόρμα η οποία μπορεί να συνδεθεί με οποιοδήποτε ERP ή άλλο εξειδικευμένο λογισμικό. Ταυτόχρονα κατηγοριοποιεί τα έγγραφα μέσα από μια έξυπνη προσέγγιση επικόλλησης ή εκτύπωσης Barcode, QR Code ή OCR χαρακτήρων. Έτσι ο σαρωτής με την πλατφόρμα της OnLine Data «διαβάζει» τα έντυπα, τα κατηγοριοποιεί και τα φυλάσσει σε πραγματικό χρόνο στο ERP ως αντίστοιχη επισύναψη στις εγγραφές που απαιτείται να βρίσκονται.
Πλεονεκτήματα
Τα πλεονεκτήματα που ένα ψηφιακό σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι πολλά. Η πλατφόρμα όμως της OnLine Data προσφέρει επιπρόσθετα κάποιες σημαντικές επιπλέον δυνατότητες οι οποίες απελευθερώνουν τη δυναμική και την παραγωγικότητα της κάθε επιχείρησης
- Διασύνδεση με οποιοδήποτε ERP ή άλλο λογισμικό. Ανοιχτή αρχιτεκτονική για άμεση διαχείριση από το IT τμήμα κάθε εταιρείας.
- Προσθήκη των εντύπων ως επισυνάψεις επάνω στον συναλλασσόμενο (πελάτη ή προμηθευτή), επάνω στη συγκεκριμένη λογιστική εγγραφή, επάνω στη μερίδα ή υπόθεση του εμπορικού συστήματος, ή όπου η εταιρεία επιθυμεί.
- Διαφυλάσσει την τήρηση των εντύπων στην αρχική τους εικόνα, χωρίς αλλοιώσεις από τον χρόνο ή άλλες φυσικές καταστροφές (υγρασία, φωτιά, πλημμύρα κοκ).
- Προσφέρει την άμεση ανεύρεση των εγγράφων σε όποιο χρόνο είναι απαιτητό, έστω και μετά την πάροδο μεγάλου χρόνου.
- Είναι πολύ απλό στη χρήση του και ιδιαίτερα εύκολο στην εκμάθησή του και δεν απαιτεί ιδιαίτερε υποδομές σε υπολογιστικά συστήματα.
- Μειώνει ένα από τα σημαντικά δεδομένα του κόστους αποθήκευσης, μειώνοντας τον όγκο και τις συνθήκες.
Συνεργασία
Για την αρτιότερη και ασφαλέστερη λειτουργία της ψηφιακής πλατφόρμας UniDoMS, η OnLine Data συνεργάζεται αποκλειστικά με την εταιρεία Fujitsu και την χρήση ενός από τους πλέον αξιόπιστους, ταχύτατους και επαγγελματικούς σαρωτές της διεθνούς αγοράς. Με την συνεργασία της αυτή δημιουργείται μια συνολική λύση, η οποία προσδίδει άμεση επιστροφή της επένδυσης.
Το UniDoMS είναι ένα νέο και καινοτόμο προϊόν, το οποίο έχει ως σκοπό την ελαχιστοποίηση του χρόνου και του όγκου της διαχείρισης των εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων κάθε εταιρείας, καθώς και την βελτιστοποίηση της χρήσης, παραλαβής και αποστολής, συντήρησης και αποθήκευσης τους. Είναι η νέα υπηρεσία για όλες τις επιχειρήσεις – ανεξάρτητα από το ERP που χρησιμοποιούν – η οποία θα τους δώσει την δυνατότητα να έχουν τον πλήρη έλεγχο των εγγράφων τους, με πλήρη ασφάλεια, χωρίς να είναι υποχρεωμένοι να εκτυπώνουν και να αποθηκεύουν. Το UniDoMS αποτελεί ένα ακόμα προϊόν της νέας ψηφιακής πλατφόρμας πληροφοριακών συστημάτων της OnLine Data.